Jak wystawić fakturę w KSeF? Wszystko, co musisz wiedzieć 

Jak przygotować firmę do wystawienia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)?

Zanim Twoja pierwsza faktura w KSeF trafi do obiegu, musisz podjąć kilka kroków formalnych i technicznych. Wdrożenie systemu to nie tylko kwestia nowego programu, ale przede wszystkim odpowiednie zarządzanie uprawnieniami.

Pierwszym etapem jest nadanie uprawnień. Dostęp do systemu automatycznie uzyskuje właściciel firmy, jednak może on wyznaczyć inne osoby (np. pracowników działu sprzedaży czy zewnętrzne biuro rachunkowe) do obsługi dokumentów, a także wskazać podmioty uprawnione jako nabywcy do samofakturowania. Uprawnienie do wystawiania faktur można nadać elektronicznie (poprzez portal KSeF lub e-Urząd Skarbowy) lub papierowo, składając zawiadomienie ZAW-FA do właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego.

Kolejnym krytycznym krokiem jest uwierzytelnianie. Aby system rozpoznał użytkownika, musi on potwierdzić swoją tożsamość. Najpopularniejsze metody to:

• Profil zaufany,
• Podpis kwalifikowany,
• Token KSeF - unikalny klucz generowany w systemie, wykorzystywany przy integracji KSeF z programami ERP. 
• Dedykowany certyfikat KSeF, w którym dopiero po poprawnym uwierzytelnieniu użytkownik zyskuje dostęp do faktur i możliwość ich wysyłki.

Faktura KSeF w zintegrowanych systemach ERP

Przedsiębiorcy mają do wyboru dwie ścieżki: korzystanie z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów (np. Aplikacja Podatnika KSeF) lub wybór profesjonalnego programu do faktur zintegrowanego z KSeF. Chociaż darmowa aplikacja pozwala wystawiać faktury, jest ona rozwiązaniem manualnym, wymagającym ręcznego wpisywania danych przy każdym dokumencie.

Dla firm generujących większą liczbę dokumentów, znacznie efektywniejsza jest integracja z KSeF poprzez oprogramowanie takie jak Comarch ERP. Faktura sprzedażowa w KSeF wystawiana przez taki system tworzona jest automatycznie jako plik XML. System Comarch automatycznie waliduje dane przed wysyłką, co eliminuje ryzyko, że faktura ustrukturyzowana zostanie odrzucona z powodu brakujących pól obowiązkowych.

Jak wystawić fakturę w KSeF? - krok po kroku

Proces wystawiania faktur w KSeF różni się od tego, do czego przyzwyczaiły nas tradycyjne programy. Oto jak „wypisać” e-fakturę krok po kroku:

• Uzupełnienie danych faktury

Jak wystawić fakturę w KSeF? Każdy rodzaj faktury (faktury podstawowe, zaliczkowe, końcowe, korygujące, a także faktury bez VAT) w nowym systemie musi być zgodny ze ściśle określoną strukturą XML. Należy uzupełnić pola takie jak: numer faktury, data wystawienia, podatek, termin płatności oraz numer rachunku. Schemat faktury ustrukturyzowanej wymaga konkretnych formatów danych - przykładowo, kwoty muszą być oddzielone kropką, a nie przecinkiem.

• Uzupełnienie danych sprzedawcy

W przypadku korzystania z integracji z KSeF, podstawowe dane sprzedawcy takie jak NIP i adres są pobierane automatycznie z bazy firmy. 

• Uzupełnienie danych nabywcy

Wprowadzając dane klienta, musisz podać jego NIP lub PESEL (dla osób fizycznych). Warto dodać opcjonalne pole, takie jak adres e-mail, jeśli chcesz przesłać klientowi dodatkowy podgląd w formacie PDF.

• Podgląd techniczny faktury KSeF

Zanim nastąpi wysyłka faktury do KSeF, warto sprawdzić jej wygląd w podglądzie. Pozwala to upewnić się, że wszystkie stawki VAT i wyliczenia są poprawne, zanim dokument zyska moc prawną.

• Wysłanie faktury do KSeF

Po kliknięciu przycisku „Wyślij”, system przesyła strukturę XML do centralnej bazy Ministerstwa Finansów. Od tego momentu dokument jest weryfikowany pod kątem technicznym.

• Nadanie fakturze numeru identyfikacyjnego

Jeśli weryfikacja przebiegnie pomyślnie, system nadaje dokumentowi unikalny numer KSeF oraz wystawia UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Moment nadania numeru uznaje się za oficjalną datę wystawienia e-faktury.

• Dostarczenie faktury KSeF do nabywcy i archiwizacja

W systemie KSeF udostępnianie faktur odbywa się automatycznie - nabywca widzi listę faktur w swojej aplikacji. Możliwe jest także pobieranie faktur. Ministerstwo Finansów przechowuje faktury przez 10 lat, jednak dobrą praktyką jest posiadanie własnego backupu w systemie ERP.

Bufor faktur w KSeF

Bardzo przydatną funkcjonalnością, szczególnie w oprogramowaniu Comarch pod KSeF, jest buforowanie faktur. Faktura robocza znajdująca się w buforze to dokument, który nie został jeszcze wysłany do systemu centralnego. Korzyści z bufora to przede wszystkim: bezpieczeństwo i wygoda, jakie daje możliwość edytowania błędów przed ostateczną wysyłką. Należy jednak pamiętać, że dokument w buforze nie jest uznawany za wystawiony w rozumieniu ustawy o VAT, dopóki nie trafi do bazy KSeF.

Odrzucenie faktury przez KSeF

Niekiedy zdarza się odrzucenie faktury KSeF przez system. Najczęstsze przyczyny to błędy w strukturze XML, niepoprawny NIP nabywcy lub brak uprawnień użytkownika. System KSeF zwróci wtedy komunikat o błędzie, informujący, co należy poprawić.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to wyzwanie, ale i szansa na automatyzację procesów w firmie. Kluczem do sukcesu jest wybór odpowiedniego oprogramowania, które zajmie się techniczną stroną wysyłki plików XML, pozwalając Ci skupić się na prowadzeniu biznesu. Pamiętaj, że każda poprawnie wystawiona faktura sprzedażowa w KSeF to gwarancja bezpieczeństwa Twoich rozliczeń z fiskusem.

Najczęstsze pytania związane z fakturami w kontekście KSeF

• Czy fakturę w KSeF można anulować? Nie, po nadaniu numeru identyfikacyjnego faktura staje się dokumentem prawnym i nie można jej usunąć. 
• Czy można edytować fakturę po wysłaniu do KSeF? Nie, edycja po wysyłce jest niemożliwa. Jedynym sposobem na wycofanie błędów w fakturach jest faktura korygująca. Wystawienie noty korygującej będzie niemożliwe.
• Jak długo faktury zakupowe są przechowywane w KSeF? Faktury zakupowe oraz faktury sprzedażowe są przechowywane przez Ministerstwo Finansów przez okres 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.
• Jak wygląda faktura zakupowa w KSeF? Ma ona postać faktury ustrukturyzowanej (pliku XML). Programy takie jak Comarch ERP pozwalają jednak na jej podgląd w czytelnej formie graficznej.
• Jak przygotować firmę na wejście KSeF? Kluczowe kroki to aktualizacja oprogramowania, nadanie uprawnień pracownikom i przeprowadzenie testów w środowisku udostępnionym przez ministerstwo.