Elektroniczna Wymiana Danych – co powinien o niej wiedzieć każdy przedsiębiorca?

Elektroniczna Wymiana Danych to nie to samo co elektroniczny obieg dokumentów

Te dwa pojęcia są ze sobą czasami mylone. Istnieją jednak między nimi ogromne różnice! Czy wiesz, co to jest EDI? Przede wszystkim Elektroniczna Wymiana Dokumentów jest wykorzystywana w komunikacji z zewnętrznymi partnerami, a nie wewnątrz firmy. Służy do stworzenia spójnej platformy wymiany danych z kontrahentami w ustandaryzowanym formacie cyfrowym.

Warto przy tym podkreślić, że EDI może być zintegrowane z firmowym systemem ERP. Dzięki temu informacje przekazywane w ramach Elektronicznej Wymiany Danych mogą z łatwością trafić do obiegu wewnętrznego. To oznacza, że dokumenty biznesowe – takie jak zamówienia, awiza wysyłki czy faktury – są automatycznie przetwarzane i weryfikowane bez konieczności ręcznego ingerowania w ten proces. Pozwala to znacznie przyspieszyć procesy i ograniczyć do minimum ryzyko błędów w komunikacji.

Elektroniczna wymiana danych sprawdza się w wielu branżach

EDI jest często kojarzone z międzynarodową logistyką. I rzeczywiście, jest to jeden z podstawowych obszarów zastosowania Elektronicznej Wymiany Danych, ale nie jedyny. Łatwa komunikacja z partnerami biznesowymi przydaje się wszędzie, gdzie istotna jest sprawna, bezbłędna wymiana informacji oraz usprawnienie łańcucha dostaw.

Korzystają z niej więc firmy z różnych branż, m.in.:

• HoReCa – dla utrzymania sprawnych przepływów w łańcuchu dostaw produktów spożywczych, ponieważ świeżość towaru i terminowość dostaw są tam absolutnie niezbędne;

• automotive – np. dla zachowania płynnej logistyki między producentami OEM a dostawcami komponentów, gdy precyzja i punktualność decydują o efektywności całego procesu produkcyjnego;

• FMCG – w celu zwiększenia wydajności procesów logistycznych przy dużych wolumenach towarów o szybkiej rotacji;

• farmaceutyka – aby spełnić rygorystyczne wymogi prawne związane z transportem i dystrybucją leków oraz zagwarantować pełną identyfikowalność produktów.

EDI jest wykorzystywane również w komunikacji B2G, a z systemów z tego obszaru korzystają liczne jednostki administracyjne.

EDI nie jest przeznaczone wyłącznie dla dużych przedsiębiorstw

Wydaje Ci się, że Twoja firma jest za mała na EDI? To duży błąd! System Elektronicznej Wymiany Danych może być w pełni dostosowany do skali prowadzonej działalności. Pełna integracja EDI z Twoim systemem (kosztowniejsza i zajmująca więcej czasu) nie zawsze jest konieczna.

Mniejsze podmioty korzystają z platformy webowej – tak, aby prosto i tanio wymieniać dokumenty biznesowe. Takie rozwiązanie wymaga jedynie dostępu do internetu i pozwala na stopniowe wprowadzanie automatyzacji bez dużych nakładów inwestycyjnych.

Większe firmy z rozbudowanymi systemami ERP mogą oczywiście zdecydować się na pełną integrację, która zapewnia maksymalną automatyzację procesów i eliminuje ręczne wprowadzanie danych. To, które rozwiązanie będzie lepsze, warto skonsultować ze specjalistami.

Jak zatem widzisz, warto rozważyć wdrożenie tego systemu – bez względu na to, w jakiej branży i na jaką skalę działasz. Zrób to z właściwym partnerem. Jest nią firma z ponad 40-letnim doświadczeniem w branży, która działa na wielu rynkach i zapewnia pełną personalizację wdrożenia – EDITEL GROUP. Warto umówić się na bezpłatną konsultację – tak, aby poznać dostępne możliwości i podjąć świadomą decyzję.