Checklista: Czy Twoja firma jest gotowa na KSeF?

Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek po wprowadzeniu systemu, dobrym pomysłem jest stworzenie planu, który pozwoli przygotować się do nowych zasad fakturowania. W naszym artykule znajdziesz praktyczną checklistę, która pomoże zweryfikować, czy Twoje procesy, narzędzia i zespół są gotowe na wdrożenie KSeF. Sprawdź, czego nie możesz przeoczyć, zanim nowe przepisy wejdą w życie.

Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur jest to innowacyjna platforma online, stworzona przez Ministerstwo Finansów, która pozwala wystawiać, przesyłać i przechowywać faktury w formie elektronicznej. Jego wprowadzenie ma na celu uproszczenie i usprawnienie obiegu dokumentów księgowych oraz zwiększenie transparentności rozliczeń podatkowych.

Dzięki KSeF będzie można szybciej i bezpieczniej realizować transakcje, eliminując ryzyko błędów wynikających z ręcznego przetwarzania faktur. Dodatkowo jest to duże ułatwienie organizacji pracy dla działów księgowości – archiwalne faktury będą dostępne w systemie nawet przez 10 lat od ich daty wystawienia.

Jak sprawić, czy moja firma jest gotowa na KSeF?

Choć Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców dopiero od początku lutego 2026 roku, warto wcześniej sprawdzić swoją gotowość na tę zmianę. Przejście na fakturowanie zdalne nie będzie skomplikowane, jeśli zadbasz o odpowiednie przygotowanie swojego zespołu oraz integrację systemów.

Czy upoważniłeś właściwe osoby do korzystania z KSeF?

Musisz pamiętać, aby upoważnić do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur osoby odpowiedzialne za rozliczenia w Twojej firmie. Tylko uprawnieni do tego użytkownicy będą mogli wystawiać, odbierać i przeglądać faktury w KSeF. Upewnij się, że nadałeś księgowym odpowiednie role w systemie, gdyż brak dostępu może wstrzymać procesy księgowe przedsiębiorstwa! Dobrą praktyką będzie regularne weryfikowanie uprawnień, zwłaszcza w przypadku zmian kadrowych i współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym.

Czy systemy księgowe są zintegrowane z KSeF?

Sprawdź, czy system do rozliczania faktur i tworzenia sprawozdań używany na co dzień w Twojej firmie, jest już zintegrowany z KSeF. Jeśli nie, łatwo zrobisz to zdalnie za pomocą swojego osobistego konta w Krajowym Systemie e-Faktur. Warto wcześniej przetestować integrację, zanim system stanie się obowiązkowy, co pozwoli na znalezienie oraz naprawienie ewentualnych błędów. W przypadku problemów skontaktuj się z działem wsparcia KSeF.

Czy masz już wygenerowany token KSeF?

Token KSeF to unikalny 40-cyfrowy ciąg znaków niezbędny do zalogowania w Krajowym Systemem e-Faktur. Token KSeF to tymczasowy klucz dostępu, który pozwala na generowanie i przeglądanie faktur online. Aby ułatwić pracę działu księgowości, token może być zintegrowany z systemem rozliczeń używanym w firmie (o ile został on wcześniej zintegrowany z KSeF). Upewnij się, że token został poprawnie zapisany – jego utrata może skutkować przerwą w wystawianiu faktur.

Zgodnie z informacjami przekazanymi przez Ministerstwo Finansów, tokeny KSeF mają w przyszłości zostać zastąpione przez specjalne certyfikaty. Warto śledzić ten temat, aby mieć pewność, że używa się odpowiedniego systemu logowania.

Czy zespół księgowy przeszedł szkolenie z obsługi KSeF?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga nie tylko zmian technicznych obsługiwanych narzędzi, ale też merytorycznego przygotowania pracowników. Nawet najlepszy system nie będzie działał poprawnie, jeśli użytkownicy nie będą wiedzieli, jak z niego odpowiednio korzystać. Upewnij się, że księgowi znają nowe procedury oraz potrafią wystawiać i odbierać faktury w systemie online. Dobrze przeszkolony zespół to mniejsze ryzyko błędów i większa efektywność pracy!

Zastosuj się do tych kilku kroków, a integracja KSeF z Twoją firmą będzie prosta!