Jak unikać typowych błędów w procesie digitalizacji i archiwizacji dokumentów?

Archiwizacja — jak zrobić to dobrze?

Dokumenty firmowe muszą być przechowywane przez określony w przepisach czas. Dopiero po jego upływie można je bezpiecznie zutylizować. Typowym błędem, jaki popełnia wiele firm, jest prowadzenie nieuporządkowanego archiwum. Kodowanie i nadawanie metadanych to bardzo rzadko wdrażane procedury, od których powinno się zacząć całą archiwizację. Inne częste błędy to:

• brak grupowania dokumentów,

• brak bieżącej kontroli nad zawartością archiwum,

• niewyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie archiwum.

Jak zaradzić tym problemom? Archiwizacja dokumentów nie jest łatwym zadaniem, dlatego przedsiębiorcy coraz częściej korzystają w tym zakresie z usług zewnętrznych firm. Z ich specyfiką można się zapoznać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/archiwizacja-dokumentow-i-akt/. Alternatywnym sposobem zachowania porządku jest wprowadzenie jasnych procedur dotyczących metod archiwizowania.

Digitalizacja — najczęstsze błędy

Digitalizacja dokumentów wydaje się dobrym rozwiązaniem zwłaszcza dla firm, które są w posiadaniu dużej ilości dokumentacji w formie papierowej. Warto jednak przeanalizować, co właściwie można zamienić na formę elektroniczną. Najczęściej są to:

• faktury,

• dokumentacja pracownicza,

• portfele wierzytelności.

Są to papiery, które trzeba przechowywać dość długo, a w firmach występują w sporych ilościach. Kolejnym powielanym błędem jest samodzielne skanowanie i wprowadzanie dokumentów do systemu. Należy robić to w taki sposób, aby zapewnić bezpieczeństwo danym poufnym i dokumentom, które muszą być archiwizowane zgodnie z przepisami. Zewnętrzna usługa digitalizacji pozwala przeprowadzić całą procedurę płynnie, przestrzegając wszelkich standardów. Więcej na ten temat można dowiedzieć się na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow/. Z powodu licznych problemów wiele firm rezygnuje na przykład z digitalizacji archiwum, przez co nie może czerpać płynących z tego rozwiązania korzyści.

Archiwizacja i digitalizacja nie muszą być wyzwaniem!

Archiwizacja dokumentów to dla wielu firm przykry obowiązek. Proces ten, podobnie jak digitalizacja, nie musi być wyzwaniem, jeśli korzystamy z pomocy specjalistów. Warto wybrać dobrego partnera, takiego jak https://www.rhenus-office.pl/. Dzięki temu nie trzeba angażować dodatkowych pracowników, a wszelkie procedury zostaną zrealizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.