Archiwizacja dokumentów - dlaczego warto postawić na profesjonalistów?

Archiwizacja dokumentów - czym jest?

Zanim jednak przejdziemy do tematu, jakim jest archiwizacja dokumentów w Archiveo, wyjaśnijmy sobie, na czym tak naprawdę polega proces archiwizacji. Obowiązujące nas przepisy nakazują zarówno państwowym, jak i niepaństwowym przedsiębiorstwom, przechowywanie firmowych dokumentów w odpowiedni sposób. Jest to ustawa regulowana prawnie, stanowiąca obowiązek każdego, kto decyduje się na prowadzenie własnej działalności gospodarczej.

Dlaczego należy archiwizować dokumenty?

Nakaz archiwizacji dokumentów nie jest, jakby się mogło niektórym złudnie wydawać, kolejnym w pełni bezsensownym prawem. Odpowiednio uporządkowane dokumenty bowiem, znacznie zwiększają wydajność pracy firmy, co przekłada się na szybszą obsługę klientów, a co za tym idzie potencjalnie wyższe dochody. Dzięki pogrupowaniu i usystematyzowaniu wszelkich niezbędnych akt w poszczególne kategorie, możesz zaoszczędzić wiele czasu. 

Kolejną zaletą archiwizacji jest fakt, archiwizując dokumenty, grupując je i umieszczając w specjalnych teczkach, możesz skutecznie uniknąć chwili, gdy jakieś ważne akta zostaną zagubione. Daje to również ochronę przed uszkodzeniem dokumentów w postaci przypadkowe porwania papieru czy zalania, a także wyblaknięcia wskutek długotrwałego oddziaływania promieni słonecznych. 

Istnieje jeszcze jedna, o wiele ważniejsza przyczyna regulacji prawnej, nakazującej firmom archiwizację dokumentów zgodnie z wytycznymi. Chodzi tutaj mianowicie o kwestie ochrony prywatności klientów oraz firmy - tak, aby żadne dane osobiste nie dostały się w niepowołane ręce. Chroni to dokumenty przed możliwością przechwycenia, wprowadzania zmian lub rozpowszechniania ich przez osoby zewnętrzne.

Prawidłowo przeprowadzona archiwizacja gwarantuje ochronę danych osobowych Twojej firmy i klientów. 

Prawidłowa archiwizacja dokumentów - wszystko, co koniecznie musisz wiedzieć

Należy jednak pamiętać, że aby przeprowadzana przez Twoją firmę archiwizacja dokumentów zarówno spełniała wszelkie wymogi prawne, jak i była skuteczna, powinna być ona przeprowadzona umiejętnie. O czym nie należy zapominać podczas archiwizacji?

Na samym początku podziel wszystkie dokumenty, przydzielając je do odpowiedniej grupy: A lub B. Do tej pierwszej kategorii powinieneś zaliczyć jedynie najważniejsze akta, które należy przechowywać do końca życia. Tego rodzaju dokumentów jest z reguły mniej, z tego też powodu łatwo i intuicyjnie oddzielisz je od częściej używanej kategorii B. Oczywiste jest, że papiery, zawierające te dane o większej wadze, powinny być przechowywane w warunkach, zapewniających im większe bezpieczeństwo. Tak, aby nie straciły swoich właściwości i nie uległy uszkodzeniom przez kilka, kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt lat.

Jeśli chodzi natomiast o tę drugą kategorię, należy w niej umieścić dokumentację niearchiwalną. Co to znaczy? Do dokumentacji archiwalnej możemy zaliczyć akta, których przechowywanie nie stanowi firmowego obowiązku. Przedsiębiorstwo przechowuje je więc jedynie z własnej woli, a akta mogą w każdej chwili zostać wyrzucone. W przeciwieństwie do akt archiwalnych, wymagają one niższego poziomu ochrony.

Oprócz liter A i B istnieją również inne symbole, używane do oznaczania dokumentów. Są to:

• BC - zbędna dokumentacja, nadająca się do zniszczenia, może zawierać na przykład nieaktualne dane
• BE + cyfra - dokumenty, które zanim zostaną przydzielone do którejś z powyższych grup, muszą zostać dokładnie przeanalizowane

Czas trwanie archiwizacji dokumentów - ile lat należy przechowywać informacje?

W zależności od rodzaju dokumentów, czas obowiązku ich przechowywania może się różnić. Prezentuje się to w następujący sposób:

• księgowe dokumenty przedsiębiorstwa - okres pięciu lat 
• dokumentacja podlegająca obowiązkowi ubezpieczeń ZUS - okres pięciu lat
• dokumenty, ściśle związane z firmą, takie jak dane ich właścicieli czy regulacje dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej które zostały wystawione po dniu 1 stycznia 2012 - okres dziesięciu lat

Archiwizacja dokumentów w Archiveo - innowacyjne rozwiązania dla Twojej firmy

Odpowiednie uporządkowanie wszystkich dokumentów stanowi czasochłonny proces, a ryzyko popełnienia kosztownego błędu jest w tym przypadku wysokie. Z tego też powodu, warto zdecydować się na skorzystanie z usług profesjonalnej firmy archiwizacyjne z wieloletnim doświadczeniem. Archiwizacja dokumentów w Archiveo to szybki, sprawny, ale jednocześnie efektywny proces, dzięki któremu zaoszczędzisz zarówno czas, jak i pieniądze.

Wszelkie działania przeprowadzamy z dbałością o poszanowanie praw zarówno firmy, jak i klienta. Do perfekcji udało nam się opracować zasady metodyki archiwalnej, co gwarantuje przejrzystą segregację wszelkich niezbędnych dokumentów. Warto również zaznaczyć, iż powierzając nam segregację dokumentów, możesz stanowczo zaoszczędzić na kosztach, niż ma się to w przypadku zatrudnianie na stałe archiwisty. Skontaktuj się z nami już dziś i wybierz profesjonalne usługi w atrakcyjnej cenie.

Archiveo
ul. Okrzei 31-33
68-200 Żary

tel.: +48 730 251 081
https://archiveo.pl/kontakt/