Jak rozliczać delegacje online?

Delegacja krajowa - na co przysługuje zwrot kosztów?

W przypadku krajowej podróży służbowej, miejsce jej rozpoczęcia oraz zakończenia określa pracodawca. Jeśli dochodzi do konieczności pokrycia zwiększonych kosztów wyżywienia pracownika podczas podróży, to pracodawca przyznaje mu dodatkową dietę za każdą dobę delegacji. Taka dieta nie jest jednak przyznawana, jeśli podróż służbowa trwa mniej niż 8 godzin lub pracownikowi zapewniono bezpłatne wyżywanie. Oprócz diety związanej z wyżywieniem pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów związany z noclegami. Kwota ta nie może być jednak wyższa niż dwudziestokrotność stawki diety za jedną dobę hotelową. Każdy taki wydatek musi być oczywiście udokumentowany fakturą.

Co jednak ważne, jeśli pracownik w czasie delegacji ma możliwość codziennego powrotu do swojego miejsca zamieszkania, to koszty ewentualnego noclegu nie muszą być zwracane. Pracownikowi w miejscu delegacji przysługuje również dodatek na pokrycie kosztów związanych z poruszaniem się komunikacją miejską. Dodać trzeba również, że pracownik może wnioskować o przyznanie zaliczki na pokrycie niezbędnych kosztów podróży krajowej. Wysokość zaliczki określa się na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów. Więcej na temat delegacji krajowych oraz ich rozliczeń online przeczytać można w serwisie inEwi.

Delegacja zagraniczna - na co przysługuje zwrot kosztów?

Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku zagranicznej podróży służbowej. W tym przypadku czas podróży liczony jest w zależności od wybranego środka transportu. W przypadku podróży środkami komunikacji lądowej początek delegacji rozpoczyna się od momentu przekroczenia granicy. Z kolei w przypadku lotu samolotem, początek podróży służbowej liczony jest od momentu startu samolotu, a jej koniec to moment lądowania samolotu w Polsce. W przypadku delegacji zagranicznych dieta poryć musi koszty wyżywienia oraz inne drobne wydatki. Wysokość diet uzależniona jest od czasu trwania delegacji oraz od kraju, w którym delegacja się odbywa. Pracownikowi w przypadku delegacji zagranicznej przysługuje również zwrot kosztów za usługi noclegowe. Koszty te muszą zostać odpowiednio udokumentowane. Dodatkowo pracownikowi przysługuje dieta na wydatki związane z kosztami poruszania się w miejscu delegacji oraz na inne niezbędne koszty związane z podróżą służbową.

Rozliczenie delegacji

Wszelkie koszty poniesione w związku z delegacją zawsze muszą być odpowiednio udokumentowane. Mogą być to faktury, rachunki, paragony czy bilety. Tylko bowiem udokumentowane wydatki podlegają zwrotowi. Samo rozliczenie delegacji nie jest trudne. Zwłaszcza obecnie, kiedy zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą wykorzystać do tego celu różnego rodzaju systemy informatyczne. Innymi słowy, delegację rozliczyć można szybko i sprawie online. Nie trzeba już robić tego ręcznie, analizując każdy dokument papierowy. Rozliczenie delegacji online znacznie przyspiesza całą procedurę. Dotyczy to kwestii księgowania wszystkich wydatków, jak i zwrotu poniesionych kosztów pracownikowi.