Odprawa celna dokumenty – czego potrzebujesz?

Przebieg odprawy celnej i niezbędna dokumentacja

Odprawa celna to procedura mająca na celu zweryfikowanie, czy transportowany w ramach międzynarodowej wymiany handlowej towar może zostać przewieziony do określonego kraju. Proces ten składa się z kilku etapów i może przebiegać różnie, w zależności od rodzaju ładunku lub oczekiwań stron transakcji. Pierwszym krokiem jest zgłoszenie celne – obecnie dokonuje się go w formie elektronicznej, załączając wszystkie dokumenty potrzebne do uzyskania przez urząd celny informacji o przewożonych przedmiotach i prawach do dysponowania nimi na terenie Unii Europejskiej. Na skutek brexitu, od 1 stycznia 2021 procedurę celną muszą odbyć również paczki wysyłane do i z Wielkiej Brytanii, także te transportowane za pośrednictwem przewoźnika w postaci firmy kurierskiej. Więcej informacji o przygotowywaniu przesyłki w tym przypadku znajdziesz tutaj: https://www.dhl.com/pl-pl/home/nasze-dywizje/parcel/dla-biznesu/przesylki-miedzynarodowe/brexit.html.

O ile nie może zostać z nich zwolniony, importowany towar zostaje obciążony należnościami, na które składają się cło oraz podatki. Wysokość stawki VAT oraz pozostałych opłat zależy od wielu czynników, co do zasady jednak ustalana jest na podstawie rodzaju, przeznaczenia, wartości i ilości importowanych towarów. By transportowane dobra mogły zostać dopuszczone do swobodnego obrotu na terenie Unii Europejskiej, odbiorca z państwa członkowskiego musi zarówno przedłożyć kompletną dokumentację, jak i zadbać o to, by wszystkie należności z tytułu importu zostały na czas uregulowane.

Każda odprawa celna wiąże się z kontrolą dostarczonych dokumentów oraz z możliwością zrewidowania ładunku w celu potwierdzenia zgodności zawartości z deklaracją, by więc uniknąć problemów, niektórzy przedsiębiorcy decydują się na korzystanie z usług agencji celnej. Warto jednak wiedzieć, jakimi typami informacji trzeba będzie podzielić się z urzędem celnym.

Faktura handlowa (Commercial Invoice)

Faktura handlowa to dokument potwierdzający zawarcie umowy pomiędzy wystawiającym go sprzedającym a kupującym. Wraz z nią musi zostać doręczone również jej tłumaczenie na język polski. Dostarcza ona informacji na temat będącego przedmiotem transakcji towaru i zawiera dane obu kontrahentów. Dokument powinien zawierać numer faktury, nazwy oraz adresy podmiotów-stron transakcji oraz datę wystawienia faktury. W wymaganej do zgłoszenia celnego fakturze handlowej muszą znaleźć się także warunki dostawy, informacje o pochodzeniu towaru, jego ilości oraz wadze (zarówno netto, jak i brutto). Dokument powinien również zawierać cenę jednostkową w określonej walucie oraz wartość ogólną ładunku wraz z informacją o zniżce (w przypadku jej wynegocjowania).

List przewozowy

Niezbędne dokumenty celne obejmują również list przewozowy. Stanowi on potwierdzenie nadania przesyłki oraz dostarcza informacji na temat drogi, jaką przebywa ładunek. Dokument ten dostarczyć może przewoźnik. W liście przewozowym ponownie powinny znaleźć się informacje na temat towaru, a wśród nich m.in. jego nazwa, stan i rodzaj. Istnieje kilka typów tego dokumentu, a to, którym z nich zostanie opatrzona dana przesyłka, zależy od wybranego środka transportu.

Packing list, czyli specyfikacja towarowa

Podmioty chcące sporządzić packing list muszą poświęcić szczególną uwagę właściwościom samego ładunku. Lista pakowa zobowiązuje do podania nie tylko jego nazwy (identycznej jak na fakturze handlowej) czy wagi brutto i netto, ale i dokładnego opisania pozycji towarowych, w szczególności pod kątem ich specyfiki, rodzaju i liczebności. Dokument powinien też zawierać odwołanie do numeru faktury handlowej.

Jakie jeszcze dokumenty mogą przydać się w odprawie celnej?

Faktura handlowa, list przewozowy i specyfikacja towarowa stanowią pewnego rodzaju podstawę dokumentacji celnej, w niektórych sytuacjach jednak ten zestaw dokumentów może nie wystarczyć. Podmioty transportujące różnego rodzaju towary niebezpieczne lub nietypowe (np. benzyna, rośliny, wyroby medyczne) często zobowiązane są do przedstawienia odpowiednich zaświadczeń lub pozwoleń na przewóz.

Dla przykładu, import produktów spożywczych wiąże się z koniecznością przeprowadzenia kontroli weterynaryjnych. Jeśli przedsiębiorca planuje import zabawek, urządzeń elektrycznych lub innych przedmiotów, dla których wymagana jest deklaracja zgodności CE, również musi włączyć ją do dokumentacji.

Obok składania obowiązkowych dokumentów przedsiębiorcy mają możliwość uzupełnienia dokumentacji o dodatkowe pozycje, pozwalające na osiągnięcie różnego rodzaju korzyści, najczęściej związanych ze zmniejszeniem należności celno-podatkowych. Przedsiębiorcy, którzy pragną wykazać, że przewożony towar pochodzi z określonego kraju, również mają taką możliwość – w tej sytuacji pomocne okaże się świadectwo pochodzenia (certificate of origin). Uprawnia ono urząd celny do zastosowania preferencyjnych stawek celnych, jeśli kraj pochodzenia przedmiotu w przeszłości nawiązał stosowną umowę z Unią Europejską.