Jak ograniczyć opóźnienia i poprawić terminowość dostaw?

Czytaj wygodniej i słuchaj Radia Gorzowianin FM w darmowej aplikacji:

Skąd biorą się opóźnienia?

Zacznij od uczciwej analizy. Przejrzyj ostatnie kilkadziesiąt spóźnionych dostaw i zapisz przyczyny. Zwykle okaże się, że wracają te same: zbyt optymistyczny plan trasy, długie czekanie na załadunek lub rozładunek, awarie pojazdu, korki, pomyłki w dokumentach, nieprzewidziane przerwy kierowcy. Dopiero gdy wiadomo, co się powtarza, można dobrać sposób działania.

Realistyczne planowanie

Wiele opóźnień zaczyna się już w biurze. Obiecanie dostawy w godzinę, której nie da się dotrzymać, jest źródłem większości frustracji. Przy planowaniu trzeba uwzględniać czas na załadunek, przerwy kierowcy zgodne z przepisami, typowe korki i bufor na nieprzewidziane zdarzenia. Lepiej obiecać nieco później i dowieźć o czasie, niż odwrotnie. Dobrze, gdy plan opiera się na danych z poprzednich kursów, a nie na intuicji.

Widzieć, co się dzieje na trasie

Gdy pojazd jest w drodze, dyspozytor powinien wiedzieć, czy trasa przebiega zgodnie z planem. Pomaga w tym https://atrom.com.pl/funkcjonalnosci/monitoring-gps/: położenie na mapie w czasie rzeczywistym, historia przejazdu, informacja o postojach i alarmy zdarzeń. Jeśli widać, że auto utknęło w korku, można zawczasu uprzedzić klienta, zaproponować nowe okno dostawy albo zmienić kolejność kursów. Informacja przekazana z wyprzedzeniem zamienia potencjalną reklamację w dobrą obsługę. Historia przejazdów pozwala też po fakcie sprawdzić, gdzie dokładnie stracono czas, i wyciągnąć wnioski przy planowaniu kolejnych kursów.

Porządek w zleceniach i dokumentach

Spora część opóźnień wynika z drobnych pomyłek: niekompletnych danych, złego adresu, braku dokumentu przy rozładunku. Warto zadbać, żeby wszystkie informacje o zleceniu były w jednym miejscu i dostępne dla dyspozytora i kierowcy. System klasy TMS, taki jak https://atrom.com.pl/oprogramowanie/autosattms/, pozwala przyjmować zlecenia ze specyfikacją towaru, prowadzić bazę kontrahentów, pojazdów i naczep oraz przygotowywać dokumenty. Im mniej ręcznego przepisywania, tym mniej błędów.

Skrócenie czasu na załadunku i rozładunku

Kierowca, który stoi dwie godziny przed rampą, nie jedzie dalej. Umawiaj okna czasowe, informuj odbiorców o przybyciu, zbieraj dane o tym, gdzie czekanie jest najdłuższe, i rozmawiaj o tym z klientami. Dane z pojazdu, takie jak czas przyjazdu i wyjazdu, są mocnym argumentem w negocjacjach o stawkach postojowych.

Widzisz coś nietypowego lub masz sprawę z Gorzowa?

Napisz do nas przez Messengera, WhatsAppa lub wyślij zgłoszenie. Możesz zostać anonimowy.

ZGŁOŚ RAPORT

Stan techniczny floty

Awarie w trasie to klasyczna przyczyna opóźnień. Prowadź harmonogram przeglądów, sprawdzaj stan opon, płynów i hamulców przed wyjazdem i reaguj na kontrolki. Systemy zbierające dane z pojazdu pomagają wychwycić nieprawidłowości, zanim przerodzą się w awarię. Dobrze też mieć plan awaryjny: pojazd zastępczy, numer do serwisu pomocy drogowej, procedurę informowania klienta.

Reagowanie w czasie rzeczywistym

Największa różnica między firmą, która reaguje, a taką, która tylko tłumaczy się po fakcie, to czas. Jeśli dyspozytor widzi, że kurs się wydłuża, może jeszcze zmienić trasę, przekierować inny pojazd lub uprzedzić klienta. Warto ustalić progi, po których system lub dyspozytor podejmuje działanie: na przykład gdy pojazd ma ponad kilkanaście minut opóźnienia względem planu, dzwoni się do odbiorcy. Taka prosta zasada porządkuje reakcje i ogranicza panikę.

Kierowca jako partner

Kierowcy znają trasy i wiedzą, gdzie zwykle tworzą się korki. Warto ich słuchać. Jasne zasady, szacunek dla czasu odpoczynku i sprawiedliwe rozliczenia sprawiają, że ludzie chętniej współpracują i dbają o terminy. Narzędzia, które pozwalają kierowcy szybko przekazać informację o problemie, pomagają reagować, zanim opóźnienie się powiększy.

Opóźnienia, na które nie masz wpływu

Czasem winny jest wypadek na trasie, pogoda albo zamknięty przejazd. Tego nie unikniesz, ale możesz ograniczyć skutki. Zapisuj takie zdarzenia, żeby mieć dokumentację na wypadek reklamacji, i miej przygotowany prosty schemat informowania klienta. Szczere, szybkie powiadomienie wciąż buduje zaufanie, nawet gdy dostawa się spóźni.

Komunikacja z klientem

Przejrzysta informacja to połowa sukcesu. Klienci wybaczają opóźnienia, o których wiedzą wcześniej, i nie wybaczają ciszy. Warto ustalić prosty schemat: kto dzwoni, kiedy i co mówi. Przydaje się też możliwość udostępnienia klientowi podglądu statusu przesyłki, jeśli system to umożliwia.

Szkolenie i procedury

Nawet najlepsze narzędzia nie pomogą, jeśli ludzie nie wiedzą, jak z nich korzystać. Krótkie szkolenie dla dyspozytorów i kierowców, spisane procedury i wyznaczona osoba odpowiedzialna za system skracają okres wdrożenia. Dobrze też zbierać uwagi od załogi po pierwszych tygodniach, bo często wskazują drobne zmiany, które przyspieszają pracę.

Mierz terminowość

Wskaźnik odsetka dostaw zrealizowanych w oknie czasowym, średnie opóźnienie, liczba reklamacji i koszt kar umownych to podstawowy zestaw. Omawiaj go co miesiąc z zespołem i wyciągaj wnioski. Gdy ludzie widzą, że ich praca się liczy, poprawa przychodzi szybciej.

Jeśli szukasz producenta, który oferuje zarówno urządzenia, jak i oprogramowanie do monitoringu i zarządzania transportem, jedną z firm działających w Polsce jest https://atrom.com.pl/. Przed decyzją poproś o prezentację na własnych danych i rozmowę z klientem o podobnym profilu.

Artykuł sponsorowany