Black Friday w sklepie internetowym - jak przygotować integrację z ERP na szczyt zamówień?

Integracja sklepu z systemem ERP na co dzień działa niezauważalnie w tle. Przed Black Friday to się zmienia, bo każdy błąd w konfiguracji powieli się wraz z każdym kolejnym zamówieniem. Z tego powodu przygotowania warto zacząć z kilkutygodniowym wyprzedzeniem - nie w czwartek wieczorem.

Porządek w kartotece towarów

Integracja łączy produkt w sklepie internetowym z towarem w programie ERP po identyfikatorze, zwykle symbolu albo kodzie EAN. Produkty dodane na szybko pod promocję, bez odpowiednika w kartotece, to częsta przyczyna zamówień, które zatrzymują się przy imporcie. Przed listopadem trzeba przejrzeć nowości z ostatnich miesięcy i upewnić się, że każdy wariant ma swój towar w systemie.

Odrębną kwestią są zestawy. Pakiet „dwa w cenie jednego” lub zestaw prezentowy musi być zdefiniowany w ERP jako komplet, aby po sprzedaży ze stanu magazynowego zeszły właściwe składniki. Stworzenie zestawu wyłącznie na stronie e-sklepu sprawi, że stan w sklepie spadnie, ale w magazynie pozostanie niezaktualizowany.

Stany liczone przed szczytem, nie w jego trakcie

Integracja przenosi do e-sklepu dane z systemu ERP. Jeśli stany w programie są nieaktualne, sklep błyskawicznie powieli te błędy na stronie. Z tego względu inwentaryzację - przynajmniej produktów promocyjnych - należy przeprowadzić przed startem akcji, a listopadowe dostawy księgować na bieżąco, zamiast zbiorczo na koniec tygodnia. W szczycie sprzedażowym każda godzina opóźnienia w przyjęciu towaru oznacza utracone zamówienia.

Cena promocyjna: w programie czy w panelu e-sklepu?

To najczęstsze pytanie przed akcją. Jeśli integracja przesyła ceny z programu ERP, a promocję ustawiono wyłącznie w panelu sklepu internetowego, najbliższa aktualizacja może przywrócić cenę regularną w środku promocji. Cenę należy zatem zmieniać u źródła albo jeszcze przed akcją zweryfikować w konfiguracji integracji, jak system zareaguje na cenę ustawioną tylko po stronie e-sklepu.

Widzisz coś nietypowego lub masz sprawę z Gorzowa?

Napisz do nas przez Messengera, WhatsAppa lub wyślij zgłoszenie. Możesz zostać anonimowy.

ZGŁOŚ RAPORT

Dochodzi do tego wymóg dyrektywy Omnibus: przy obniżce trzeba podać najniższą cenę z 30 dni przed jej wprowadzeniem. Informację tę najczęściej wylicza platforma sklepowa na podstawie historii cen, dlatego w listopadzie cena regularna nie powinna wahać się w ERP przez przypadkowe korekty.

Dostawy, płatności i nowe kanały

Na Black Friday e-sklepy dodają nowe opcje: kolejnego przewoźnika, płatność odroczoną, darmową dostawę od określonej kwoty. Każda nowa metoda dostawy i płatności musi mieć precyzyjnie przypisany odpowiednik w programie ERP - w przeciwnym razie zamówienie zaimportuje się z błędną kwotą wysyłki albo zostanie całkowicie zablokowane. Tę część sprawdza się na kilku zamówieniach testowych, zanim ruszy kampania.

Podobnie z kanałami sprzedaży. Podłączanie nowego marketplace albo systemu OMS, takiego jak Base (Baselinker), Apilo czy Sellasist, na tydzień przed szczytem to niepotrzebne ryzyko. Lepiej zrobić to najpóźniej w październiku albo dopiero po świętach.

Zamrożenie zmian i plan na awarię

Na dwa tygodnie przed akcją warto wstrzymać aktualizacje programu ERP, systemu e-commerce i dodatków do niego, o ile nie są konieczne. Nowa wersja potrafi zmienić pola, z których korzysta wymiana danych, a na diagnozę w szczycie nie ma czasu. Przed piątkiem robi się też pełną kopię bazy programu.

Plan awaryjny mieści się na jednej kartce: kto rano sprawdza zamówienia, które nie przeszły, gdzie widać błędy wymiany danych i do kogo dzwonić. Komputer, na którym działa integracja, nie powinien w ten weekend restartować się z powodu aktualizacji systemu.

Test na własnych danych, póki jest czas

Firma, która dopiero rozważa połączenie e-sklepu z programem, ma jeszcze moment na wdrożenie. Gotowe integratory przygotowuje się pod konkretne systemy: SubSync dla Subiekta GT, Subiekta Nexo Pro i Navireo, OpSync dla Comarch ERP Optima, WfSync dla WAPRO Mag. Tak wygląda integracja sklepu internetowego z ERP w ofercie Integratory.pl: 15 dni bezpłatnego testu na własnych danych oraz opcjonalne, darmowe wsparcie konsultanta przy zdalnej instalacji.

Bezpieczny harmonogram zakłada testy w październiku, pełne uruchomienie na początku listopada i dwa-trzy tygodnie standardowej pracy na wyłapanie ewentualnych niedociągnięć. Dzięki temu stany i ceny synchronizują się automatycznie co kilka minut, a zamówienia złożone w piątkową noc czekają w systemie gotowe do realizacji, zamiast spływać na skrzynkę mailową.